Le domaine de la Gestion des Temps et Activités (GTA) est un monde à part, une enclave dans le SIRH, un village gaulois qui établit ses propres règles, arguant à juste titre de la particularité de son métier. Domaine passionnant, atypique, et qui étonne souvent les DRH et Responsables SIRH par sa complexité opérationnelle. Décryptage.
Qu’est-ce qu’une solution de Gestion des Temps et Activités ? Souvent, la GTA est décrite dans l’organisation informatique comme un outil de comptabilisation des temps de présence et absence des collaborateurs. Son but initial serait alors d’automatiser les calculs pour préparer l’établissement de la paie.
Cette simplicité est trompeuse. Si la gestion sommaire des données récoltées est une dimension essentielle d’un outil de GTA, il ne faut pas pour autant oublier de quelles données on parle : le Temps et les Activités. Deux notions qui vont bien au-delà du domaine RH traditionnel.
Les opérationnels en première ligne
Chaque jour, dans chaque service, managers et collaborateurs utilisent des outils de GTA pour planifier le temps et les activités de chacun : déterminer des horaires, affecter des tâches, positionner des repos, demander ou accorder des congés, valider des heures supplémentaires, gérer des astreintes, des heures de délégations … le tout en respectant un cadre législatif contraignant.
Et le plaisir ne serait pas total si ces mêmes managers n’avaient à gérer la «vie du planning» c’est-à-dire les multiples modifications intervenant au gré des absences imprévues, remplacements de dernières minutes et autres surcroits d’activités. Les outils de GTA sont autant utilisés par les opérationnels - pour lesquels la GTA est un outil de gestion quotidienne - que par les services de paie chargés de collecter leurs données. Il convient donc d’observer, de comprendre, de maitriser cette gestion opérationnelle pour l’informatiser.
Gestion du temps … mais gestion humaine avant tout
Ce n’est pas un hasard si en milieu professionnel, la GTA est le deuxième outil le plus utilisé derrière la messagerie. Tous les managers qui gèrent un planning – notamment dans les activités où le flux n’est pas stockable comme la distribution, la restauration ou les hôpitaux - vous diront à quel point cette gestion humaine peut s’avérer délicate. Car il s’agit bien de gestion humaine. Le mot est lâché : La Gestion des Temps et Activités ne traite pas des chiffres. Elle traite des humains.
Si les solutions de GTA ont autant d’importance pour les collaborateurs, c’est parce qu’elles impactent chacun d’entre eux dans l’organisation de sa vie professionnelle. Par effet de miroir, toute action, demande ou décision dans la GTA a nécessairement une répercussion dans l’organisation de la vie privée des collaborateurs : La saisie d’un planning par un manager définira concrètement à quel moment le collaborateur doit se mettre à disposition de son employeur et aura un impact immédiat sur son temps libre, la gestion de ses loisirs et de ses rendez-vous personnels. L’acceptation ou le refus d’un congé permettra ou non d’envisager des vacances en famille. Autant d’impacts frontaux entre nos deux vies.
Un équilibre à trouver entre nos différentes vies
Cette question de l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle n’a fait que prendre de l’ampleur depuis le début des années 2000. Les frontières n’ont eu de cesse de se brouiller entre les deux sphères, du fait des évolutions technologiques comme la possibilité de ramener son ordinateur à son domicile ou l’arrivée des smartphones permettant de travailler de chez soi.
Cette transformation a fait se coïncider des temps et des activités qui autrefois avaient lieu dans des espaces physiques et temporels distincts. Ce processus semble connaître son apogée en ce mois printemps 2020 si singulier où - confinement oblige - temps professionnel et temps privé se mêlent dans un espace unique.
On peut le regretter ou s’en satisfaire, mais l’intrication de chaque sphère est bien réelle, et la gestion du temps de travail s’en trouve impactée.
Un retour sur investissement bien au-delà du secteur RH
Ces impacts de la GTA sur les vies professionnelle et personnelle confèrent à cet outil une force particulière : De sa bonne utilisation ou non découleront de nombreuses sources de rentabilité. Au-delà de la diminution du temps de préparation des paies, un outil de Gestion des Temps et Activités bien ancré dans l’ensemble des sphères de l’entreprise aura pour conséquence immédiate un gain de temps dans la conception des plannings. Il est admis que ce gain de temps est de l’ordre de 50% pour les managers ! Un temps mis à profit pour les missions managériales tournées vers les collaborateurs de leurs équipes. Ce simple calcul donne une première notion de l’importance du retour sur investissement.
Et ce n’est qu’un début ! En améliorant la planification grâce à la mise à disposition d’indicateurs pertinents, on constate rapidement une baisse de plusieurs centres de surcouts, notamment des heures supplémentaires et du recours à l’intérim.
Des gains cachés … et pourtant si visibles !
Plusieurs indicateurs sont moins visibles, et constituent pourtant d’énormes sources d’améliorations pour toute entreprise orientée vers ses clients. Grace aux fonctions de planifications intégrées dans les outils de GTA, le DRH a accès à une myriade de fonctions contribuant à la performance RH et opérationnelle.
Tous les DRH savent que la force numéro un d’une entreprise, c’est ses collaborateurs ! La perle rare est une ressource à la fois compétente et fidèle. Pour conserver ses équipes, il est essentiel que les plannings des collaborateurs inspirent un traitement équitable.
Comment s’assurer que les collaborateurs ressentent un sentiment de justice à la lecture de leur planning ? Les fonctions de planification des outils de GTA intègrent de nombreux critères d’équité : nombre de fermetures, de nuits, de week-ends ou d’astreintes par exemple. Les managers peuvent répartir ces horaires contraignant de la façon la plus juste possible entre leurs collaborateurs, s’assurant par la même d’un climat serein au sein de l’équipe et contribuant ainsi à pérenniser celle-ci.
Quiconque a réalisé un planning sait à quel point il est compliqué de tenir compte des contraintes individuelles de chaque collaborateur. Lorsque ces indisponibilités ne sont pas prises en compte, les conséquences sont immédiates sur l’absentéisme et le turn-over, deux indicateurs générant des couts importants pour l’entreprise. Aujourd’hui, les fonctions de planification automatique ou manuelle aident les managers à prendre en considération ces contraintes dans l’établissement du planning, réduisant d’autant les risques de démotivation au sein de leur équipe. Cette facilité mise à disposition des managers dans les solutions de Gestion des Temps et Activités abaisse considérablement les taux d’absentéisme et de turn-over,
Un DRH orienté vers la performance de l’entreprise
Enfin, et ce n’est pas le moindre des gains, les fonctions de planification intégrées aux outils des GTA permettent de planifier le bon collaborateur au bon moment.
Par la magie des moteurs algorithmiques – aujourd’hui il faut dire intelligence artificielle – l’entreprise peut positionner et optimiser automatiquement ses effectifs sur des tâches, améliorant de fait sa qualité de service, par exemple la réduction du temps d’attente des clients internes ou externes.
Par cette approche très opérationnelle, le DRH est complètement acteur de la performance de l’entreprise. La mise en place de la solution adéquate lui permettra de rendre l’entreprise plus compétitive, contribuant à améliorer à la fois sa gestion des ressources humaines et son niveau de service auprès de ses clients.
Pour être exhaustif, on pourrait également citer la sécurisation des données dans le respect des normes RGPD, évitant que les plannings et calculs de GTA soient effectués sur des fichiers ouverts, ou les gains de productivité apportés par la GTA au Système d’Information.
Amélioration du climat social, augmentation de la qualité de service, performance des indicateurs RH, le DRH peut cumuler tous ses avantages avec une seule solution de GTA. On est loin de la simple automatisation du calcul des éléments variables de paie !
Du système d’information aux solutions de management des ressources humaines
Au fil des années, les outils de GTA ont accompagné l’évolution de la société dans son rapport entre missions professionnelles et vie personnelle. Là où le DRH avait autrefois pour mission de fournir une paie juste à l’ensemble des collaborateurs, son prédécesseur du XXIe siècle - grâce à sa vision à 360 degrés - est devenu un acteur stratégique aussi essentiel que la qualité des ressources humaines qu’il accompagne.
L’émergence des SMRH – Solutions de Management des Ressources Humaines – en lieu et place du SIRH illustre et accompagne cette évolution : le DRH n’est plus le comptable du temps passé. Il est aujourd’hui un acteur à part entière de l’excellence opérationnelle au travers de la bonne gestion de ses ressources humaines. Au cœur de la gestion administrative et opérationnelle, l’outil de GTA sera son meilleur allié dans cette nouvelle mission qui lui est confiée.
Arnaud MICHEL
Fondateur TEMPS D’AVANCE
