Comment assurer à nos collaborateurs une paie qui soit la plus qualitative possible dans un environnement juridique toujours plus complexe et en optimisant les coûts ? Tel est le défi auquel les équipes des services paie sont confrontés au quotidien ; activité essentielle pour les collaborateurs de nos entreprises pour qui le versement de leur salaire mensuel est un moment clé du mois.
La paie, ce n’est pas qu’un contrôle en fin de mois, c’est tous les jours
La situation administrative des collaborateurs évolue en permanence : embauches, départs, modifications contractuelles, mobilité bancaire, adresse postale… Le développement des workflows depuis plusieurs années, les portails «self-service» accessibles aux collaborateurs ont permis de gagner en qualité de données : dès la saisie par les managers ou les collaborateurs, des contrôles sont effectués en s’appuyant sur les référentiels du SMRH (Système de Management des Ressources Humaines).
Par exemple, la saisie de l’emploi et de la classification du collaborateur peuvent désormais suffire à déterminer automatiquement le salaire à appliquer selon la grille négociée annuellement. Lorsqu’un collaborateur effectue en ligne son choix de placement ou de versement pour son épargne salariale (95% des collaborateurs Carrefour ont désormais choisi le numérique plutôt que le courrier papier), il bénéficie de contrôles sur sa saisie (la somme des taux de placement sur chaque fond ne peut dépasser 100% par exemple) mais aussi d’aide pour comprendre la performance et le niveau de risque de chaque fond, pour réaliser ses choix en optimisant l’abondement. Il en est de même lorsqu’en début d’année il doit placer en compte épargne temps des jours effectués en trop l’année précédente ou se les faire payer. Auparavant, le contrôle des formulaires «papier» reçus par les services paie était fastidieux et chronophage, surtout si un nouvel échange avec le collaborateur était nécessaire pour lui faire apporter une correction sur son formulaire.
L’utilisation régulière de traitements de paie de test dès le début du mois permet aussi de contrôler les embauches, les sorties mais aussi des sujets très complexes comme les régularisations maladie. En effet, lorsqu’une requalification d’un arrêt de travail maladie en maladie professionnelle intervient plusieurs mois après avoir débuté, le temps de l’instruction du dossier par la Caisse Primaire d’Assurance Maladie, il faut recalculer plusieurs mois de paie. Cela peut être fastidieux, surtout si votre système de paie ne gère pas la rétroactivité. Le fait de traiter ce type de cas systématiquement en début de mois permet aussi de lisser la charge du contrôle de paie et donc d’en améliorer la qualité.
La gestion des temps
Autre facteur-clé de la qualité de la paie, la gestion des temps (GTA). En effet, beaucoup d’éléments du salaire brut sont générés en amont de la paie par la GTA : heures complémentaires et supplémentaires, absences, primes liées à des horaires... Une validation hebdomadaire des temps est donc nécessaire par les managers. Ce sont eux qui maîtrisent le mieux l’activité de leurs collaborateurs, pas leur service paie. Ce dernier ne doit conserver qu’une activité de gestion d’absences complexes comme la maladie en lien avec la réception des justificatifs associés. Un gestionnaire de paie ne peut plus aujourd’hui recontrôler la GTA en totalité, c’est devenu une perte de temps : les alertes dont sont équipés les outils de GTA permettent depuis longtemps de responsabiliser le manager sur la qualité de la GTA de son équipe.
Le contrôle de paie
Une dizaine de jours avant le dernier jour ouvré du mois, date-clé du virement des salaires sur le compte bancaire des collaborateurs, a lieu le premier traitement de paie qui vient calculer la paie pour l’ensemble des salariés. Cette première étape permet le chargement de plusieurs outils de contrôle : celui de la paie au sens strict du terme (ACE, l’Assistant Contrôle Expert d’ADP, Conciliator Pay de Dhatim en sont des exemples, peu nombreux sur le marché actuellement) mais aussi de la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Certaines sociétés génèrent aussi des interfaces de test vers leurs outils de reporting RH, de comptabilité ou de contrôle de gestion. Cela permet de s’assurer que les paramétrages des évolutions comme la création de rubriques de paie sont bien réalisés ou que les dossiers administratifs des collaborateurs ne comportent pas d’anomalies susceptibles de bloquer l’intégration des fichiers lors des traitements définitifs de paie.
Le contrôle de paie «page par page» par des gestionnaires de paie est révolu. Il est désormais réalisé sur la base de critères de sélection qui permettent de déterminer les bulletins qui nécessitent vraiment un contrôle par un gestionnaire de paie (ex : une prime qui ne doit pas dépasser un montant donné). Plusieurs facteurs expliquent cette évolution, en particulier : garantir un contrôle de paie homogène pour tous, améliorer la productivité des services paie, sécuriser la paie.
Garantir un contrôle de paie homogène pour tous ?
En effet, chaque gestionnaire a sa propre façon de contrôler les paies. Souvent influencée par le gestionnaire qui l’a formé à son arrivée dans l’entreprise. C’est un métier dans lequel l’expérience compte beaucoup. Que regarde systématiquement le gestionnaire sur le bulletin ? Quelle est sa maîtrise réelle des règles de calcul de l’indemnisation de la maladie, des cotisations, des allègements de charges sociales ? Quelle est sa connaissance des accords d’entreprise et des particularités des différents types de statuts collectifs ? Autant de questions qu’un manager de service paie se pose pour assurer un travail de qualité au sein de son équipe. La mise en place d’un outil de contrôle de paie permet de mettre en commun l’expérience de chacun pour formaliser les règles de contrôle que l’outil doit appliquer pour sélectionner les bulletins de paie comportant des anomalies. C’est la fin de la «recherche de l’aiguille dans la botte de foin». Le gestionnaire de paie peut désormais apporter sa valeur ajoutée sur les bulletins de paie qui comportent des problèmes et les solutionner.
Améliorer la productivité ?
Toutes les organisations remettent régulièrement en cause leurs processus et leurs outils pour les améliorer, réduire leur coût et apporter plus de valeur ajoutée.
Aujourd’hui, avec les workflows, les self-services, la dématérialisation du bulletin de paie (57% des salariés de Carrefour en France utilisent aujourd’hui Digiposte) et les outils de contrôle de paie, il est possible de faire contrôler environ 700 paies/mois par gestionnaire tout en maintenant un bon niveau de qualité de la paie.
L’outil sélectionne désormais les bulletins avec des anomalies, on l’a vu plus haut, mais il permet aussi de visualiser facilement les corrections sur le bulletin de paie calculé par le traitement de recyclage avec un code couleur particulier. Le tout de façon dématérialisée, il est courant aujourd’hui d’équiper le poste de travail des gestionnaires de paie de deux écrans, voire de trois. Il est loin le temps des «Post-It» qui permettaient de repérer dans le classeur dans lequel avaient été rangés, après perforation, les bulletins de paie du premier traitement avec des erreurs… L’avancement du contrôle de paie est aussi visualisé par les managers en temps réel.
Sécuriser la paie ?
C’est un autre avantage permis par la dématérialisation du contrôle de paie, mais aussi des dossiers du personnel. En effet, il est possible de reprendre sur un autre site l’activité de contrôle de paie en cas d’incendie par exemple ou en télétravail comme nous le vivons actuellement avec la crise du Covid-19. De plus, les données des collaborateurs sont stockées de façon sécurisée dans des datacenters, bien plus à l’abri d’incidents que des archives papier qui peuvent être définitivement perdues suite à un dégât des eaux, un incendie…
Assurer le «post-paie»
Le post-paie est souvent méconnu mais il est pourtant clé : réalisation des bulletins de paie papier ou dématérialisé, des titres-restaurants, réalisation de la DSN, génération des virements de salaire, paiement des charges sociales et du prélèvement à la source, interfaces comptables…
Les contrôles des données pour assurer la qualité de la déclaration sociale nominative (DSN) sont désormais réalisés dès la saisie de celles-ci ou lors de la paie. Il est indispensable de s’assurer avant la clôture de la paie qu’il ne reste plus d’anomalie bloquante.
Les différentes étapes du post-paie nécessitent principalement des contrôles lors de l’alimentation des outils tiers : les virements de salaire sont généralement assurés par des outils de «cash-management» dans les grandes entreprises, le nombre d’ordres de virement et le montant global de ceux-ci doivent donc être vérifiés pour garantir leur conformité avec ce qui a été calculé en paie. Tout écart doit être justifié (annulation de virement par exemple).
Activité cyclique par nature, il est temps de commencer la paie du mois suivant !
