DSN, prélèvement à la source, loi Pacte… La fonction paie connait un rythme de modification réglementaire accéléré et des règles à respecter de plus en plus nombreuses.
La DSN a imposé le passage d’un déclaratif annuel vers la transmission de données brutes mensuelles. Chaque mois plus de 170 données sont transmises en moyenne par salarié. Celles-ci sont utilisées indifféremment par plusieurs organismes et doivent donc être totalement cohérentes.
Difficile dans ces conditions de recourir à un contrôle 100 % humain. Le contrôle de paie robotisé répond à cette transformation.
Qu’est-ce que le contrôle de paie robotisé ?
Le contrôle de paie robotisé consiste à systématiser les contrôles de paie sur l’ensemble des salariés et dans la durée. C’est le passage de l’édition d’état de contrôle vers la détection systématique des anomalies et erreur. Le gestionnaire de paie n’est plus là pour trouver des erreurs mais pour analyser et corriger les erreurs détectées à chaque run de paie par la machine. C’est l’industrialisation du contrôle de paie.
Cette approche présente de nombreux avantages en terme de fiabilité dans le temps mais aussi de RH !
La fiabilité long terme se comprend facilement car en réalisant tous les contrôles tous les mois, les risques de régression sont évités. En effet, l’approche «artisanale» par état de contrôle fait que le gestionnaire se concentre naturellement sur les dernières modifications de paie pour vérifier qu’il n’y a pas d’erreur.
Malheureusement, toute modification de code ou de paramétrage peut générer des modifications non prévues et celles-ci ne seront pas recherchées si elles ne sont pas évidentes. Le contrôle robotisé, en étant systématique, les détectera.
Pour la notion de RH, c’est moins évident et pourtant c’est un point très important : les départs à la retraite s’accélèrent dans la population des gestionnaires de paie, ce qui entraine deux conséquences difficiles à gérer pour les entreprises, la perte de la connaissance et le renouvellement.
Les gestionnaires de paie senior ont accumulé un savoir très important mais rarement documenté : ils savent où chercher et quoi chercher par expérience. Un nouvel embauché ne le sait pas et la perte de savoir est importante. Mettre en place les contrôles dans un outil sous forme de règles permet de pérenniser ce savoir et sécurise la paie tout en formant le nouvel arrivant qui sait quoi vérifier.
Le deuxième problème est celui du recrutement dans ce métier : le fait de proposer des tâches répétitives de contrôles à partir de papier ou de tableaux Excel n’aide pas. Ouvrir à un métier d’intelligence basé sur un assistant informatique qui réalise les tâche fastidieuses de contrôle est bien plus attrayant.
Cependant, tout n’est pas simple dans le contrôle robotisé évidemment. Le problème principal qui se pose est de ne pas faire une «paie à l’envers» en reproduisant le paramétrage de paie dans l’outil de contrôle. Ce serait extrêmement coûteux et contre productif notamment en terme de maintenance.
Contre-productif car si la même personne réalise le paramétrage de paie et les contrôles, évidemment beaucoup de problèmes ne seront pas traités car non imaginés.
Extrêmement coûteux car tout changement de paramétrage de paie doit être fait 2 fois : 1 fois dans le logiciel de paie et 1 fois dans l’outil de contrôle.
C’est pour cela que l’approche collaborative inter entreprise (type wikipedia) apporte une solution puissante : en mutualisant ses contrôles avec d’autres entreprises, une entreprise profite d’une vision de gestionnaires de paie qui se sont concentrés sur des points ou de populations différents liés à leur contexte.
Des éléments qui ne sont pas traités car en trop faible nombre dans une entreprise (par exemple la gestion d‘intermittents du spectacle) vont être traités en priorité par une autre car ce point est très important pour elle.
L’autre atout majeur de cette approche mutualiste concerne la maintenance : les évolutions de réglementation étant communes à toutes les entreprises, il suffit qu’une seule entreprise mette à jour le contrôle pour que l’ensemble des entreprises en profite. Le coût de maintenance des règles de contrôle est alors divisé par le nombre d’entreprise mutualisant les contrôles !
Plus de sécurité, un coût faible, une réactivité plus importante, un attractivité pour le recrutement de gestionnaires, le contrôle de paie robotisé est promis à un bel avenir !
