Piloter la mesure de l’absentéisme

L’absentéisme est une problématique de plus en plus présente dans les organisations. Afin de mettre en place des actions efficaces, il convient dans un premier temps de comprendre cet absentéisme dans ses caractéristiques au travers d’indicateurs adaptés au contexte de l’organisation. Cette mesure de l’absentéisme nécessite de définir la notion «d’absentéisme», de calculer un taux d’absentéisme pertinent et d’identifier et analyser les indicateurs appropriés.

Définir l’absentéisme

Une entreprise souhaitant «réduire» son absentéisme se doit tout d’abord de définir ce sur quoi elle souhaite agir. Or, un amalgame est souvent fait entre «absence» et «absentéisme». L’absence s’entend comme tout motif pour lequel un salarié n’est pas présent à son poste de travail. L’absence peut être autorisée par l’entreprise (congés payés, formation, événements familiaux…) ou justifiée par un arrêt de travail (maladie, accident de travail, maternité…). L’absentéisme intervient lorsqu’un salarié s’absente alors que dans un autre contexte, à même état de santé, il ne se serait pas absenté. L’absentéisme relève donc de motifs d’absence sur lesquels l’entreprise peut agir, principalement la maladie, les accidents de travail, les maladies professionnelles et les absences injustifiées.

Calculer son taux d’absentéisme

La formule de calcul du taux d’absentéisme s’entend comme un temps d’absence rapporté à un temps travaillé. Cette simple définition se complexifie dès lors que l’on affine les modalités.

Aussi, les notions suivantes sont à préciser :

  • L’unité de temps – les temps d’absence sont-ils calculés en heures, en jours ouvrés, en jours calendaires  ? Le calcul du taux d’absentéisme est plus généralement basé sur des jours calendaires. L’explication première relève du fait qu’il s’agit des données les plus disponibles dans les systèmes d’information.
  • Les motifs d’absence : si l’objectif du calcul du taux d’absentéisme poursuivi est de diminuer l’absentéisme, il est nécessaire d’intégrer les motifs d’absence sur lesquels l’entreprise peut agir, principalement  : la maladie, les accidents de travail, les maladies professionnelles et les absences injustifiées.
  • Les durées d’absence  : certaines organisations se sentent démunies face à l’absentéisme de longue durée et tendent à l’exclure de leur taux d’absentéisme. Toutefois, agir sur l’absentéisme peut se traduire par des actions de prévention mais aussi de gestion des absences. Ainsi, il est nécessaire de disposer d’une vision globale de l’absentéisme de son organisation afin d’adapter au mieux les actions de gestion ou de prévention.

A noter également que d’une organisation à l’autre, l’absentéisme de longue durée ne se définit pas de la même manière. Si pour certaines cela peut correspondre à plus d’1 mois, de 6 mois voire d’1 an d’absence, la majorité des organisations considèrent l’absentéisme de longue durée comme l’absentéisme supérieur à 3 mois, en lien avec la prise en charge par l’organisme de prévoyance.

• Les effectifs pris en compte  : CDI, CDD, autres contrats. Pour une analyse stable dans le temps, il est préconisé de cibler le calcul sur les salariés en CDI. Pour autant, un calcul du taux d’absentéisme des CDD peut être effectué pour identifier des problématiques spécifiques à cette population.

• Le calcul des effectifs  : Equivalent temps plein (ETP) ; Physique ; Fin de période. Les taux d’absentéisme sont généralement calculés en ETP mais cet effectif ne parait pas adapté en cas de salariés à temps partiels importants, dans la mesure où les temps d’absence ne sont que rarement proratisés en fonction du temps de travail. Ainsi, dans le cas où les temps partiels seraient nombreux, l’effectif physique est préconisé.

Du fait de la multiplicité des modalités, il convient pour l’entreprise de retenir la formule de calcul du taux d’absentéisme qui sera la plus facilement disponible dans les systèmes d’information. L’objectif étant de pouvoir maintenir le calcul de cet indicateur dans le temps pour évaluer les résultats des actions qui seront engagées.

Identifier les indicateurs d’absentéisme

Comprendre les caractéristiques de l’absentéisme d’une entreprise nécessite d’aller au-delà du simple taux d’absentéisme global. Le taux d’absentéisme peut dès lors être décliné suivant 3 axes :

  1. Absentéisme global : cet axe présente les taux d’absentéisme de l’entreprise, de manière macro, décliné suivant les établissements, les secteurs, les pôles qui la compose.
  2. Caractéristiques des absences : Saisonnalité des absences : l’absentéisme est-il plus ou moins fort à certaines périodes de l’année ? Motifs d’absence : existe—t-il des taux d’absentéisme forts pour Accident de travail ? pour des absences injustifiées ? Durées d’absence : l’absentéisme de l’entreprise est-il de courte durée ? de longue durée ?
  3. Profils des collaborateurs  : le profil se décline tant au niveau professionnel (métier, statut, encadrement, cycle horaire…) que personnel (âge, ancienneté, genre…)

En complément de cette déclinaison du taux d’absentéisme, des indicateurs transverses de l’absentéisme peuvent être analysés. Ces indicateurs visent principalement à communiquer autour du sujet de l’absentéisme auprès des salariés.

  • La gravité des absences se traduit comme le nombre moyen de jours d’absence par salarié • La fréquence des absences s’entend comme le nombre moyen d’absences par salarié
  • Le taux de toujours présents correspond au pourcentage de salariés n’ayant connu aucune absence dans l’année. Cet indicateur est d’autant plus important à mettre en avant qu’il permet de positiver l’approche liée à l’absentéisme  : des salariés s’absentent mais des salariés ne connaissent aucune absence et il convient de s’intéresser aux facteurs ressources de ces salariés aussi bien qu’aux facteurs générateurs d’absence.

L’analyse de l’absentéisme peut ainsi être très complète mais l’ensemble de ces indicateurs n’est pas à suivre tous les mois. Deux types d’analyse sont à distinguer :

  • Un état des lieux complet de la situation à un instant  : celui-ci intègre l’ensemble des indicateurs pour disposer d’une vision complète de la problématique. Sa périodicité étant principalement annuelle.
  • Le pilotage des actions mises en œuvre  : ces indicateurs de pilotage sont «choisis» en fonction des actions déployées. La périodicité de ces indicateurs est plus fréquente que celle de l’état des lieux mais il faut être vigilant à ce que le calcul des indicateurs ne prédomine pas l’analyse et le déploiement des actions.

Analyser les indicateurs d’absentéisme

Un taux d’absentéisme de 10 % peut apparaître élevé. Mais s’il était de 20 % l’année précédente, la tendance peut être positive malgré un taux d’absentéisme élevé. C’est pourquoi il convient d’aller au-delà du niveau de taux d’absentéisme et de croiser plusieurs indicateurs.

L’évolution du taux d’absentéisme apporte un éclairage sur la tendance : l’absentéisme est-il en diminution ou en augmentation ?

A noter que l’évolution peut être liée à un changement de caractéristiques de l’absentéisme : un absentéisme fort expliqué par quelques absences de longue durée peut se transformer en un absentéisme peu élevé mais lié à beaucoup d’absences de courte durée, plus désorganisantes que les absences de longue durée. L’effectif de l’entité est également à mettre en parallèle du taux d’absentéisme  : l’impact d’une seule absence sur le taux d’absentéisme d’une entité ayant peu de salariés peut être très important. Enfin, le taux d’absent permet de comprendre si l’absentéisme est propagé ou au contraire ciblé sur certains salariés. Ainsi, on peut identifier si l’absentéisme tend plutôt à être un absentéisme de longue durée impactant peu de salariés ou au contraire, s’il tend à être un absentéisme de courte durée, fréquent, et touchant une part importante de l’effectif.L’analyse de l’absentéisme passe très généralement par la comparaison à des benchmarks. Mais parce qu’il existe une multiplicité de formule de calcul du taux d’absentéisme, une vigilance est à avoir sur les benchmarks tant internes qu’externes. Est-on à même unité de temps ? à mêmes motifs d’absence ? à mêmes durées d’absence ? sur le même périmètre de salariés ? Autant de question à valider avant de se comparer.

Sidonie TULAR
Consultante Pilotage et Reporting RH, AYMING
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Mots-clés: MAGRH10, DATA RH, ABSENTEISME