Conception : fermons nos usines à gaz !

Lorsque l’on doit concevoir un module de formation digitale, la lourdeur de la gestion de projet prend parfois le pas sur la réflexion pédagogique, qui est pourtant la clé de l’engagement et de la montée en compétence des apprenants. Dans cet article, Son LY, chercheur et CEO de la startup Didask, donne trois conseils aux équipes RH/Formation pour gagner en efficacité et en agilité dans les projets de conception e-learning : réduire la quantité de contenus à créer, être plus méthodique dans la phase de design pédagogique, utiliser des outils moins techniques.

Conception e-learning : fermons nos usines à gaz ! 

Les projets de création de e-learning sont souvent difficiles à gérer : les interlocuteurs nombreux, les itérations fréquentes, les outils multiples et parfois compliqués à utiliser. Résultat des courses : il s’écoule parfois plus d’un an entre l’expression d’un besoin de formation et le déploiement d’un module de formation. Et encore trop souvent, le module est déployé sans avoir été testé, challengé et approuvé par ses utilisateurs finaux.

Pour éviter cette gestion de projet chronophage, les équipes Formation sont tentées de déployer des modules "sur étagère”, notamment lorsqu’il s’agit de former à des compétences génériques ou transverses. Malheureusement -et c’est également valable pour les soft skills-, un module qui ne tient pas compte des spécificités du contexte a souvent du mal à trouver son public. Une autre solution consiste à mobiliser des prestataires pour gagner du temps sur la production du module. Sauf que la plupart du temps, le temps gagné sur la production est reperdu en coordination, et le fractionnement des tâches finit par nuire à l’agilité globale du projet.

A l’heure où les organisations sont appelées à devenir "apprenantes”, il incombe aux Directions des Ressources Humaines d’aider les équipes Formation à gagner en efficacité et en agilité, afin de mettre toute leur énergie au service de la montée en compétences des équipes. La gestion des projets e-learning, qui mobilise beaucoup de ressources, pourrait notamment être gérée de manière plus efficace grâce à trois leviers.

Levier n°1 = Réduire la quantité de contenus à créer

Les départements Ressources Humaines sont soumis à une forte pression pour faire évoluer les équipes en continu. Mais comme les équipes n’ont jamais eu aussi peu de temps pour se former, il devient nécessaire d’optimiser au maximum les temps dédiés à l’apprentissage, que ce soit en formation ou on the job. Pour optimiser ce temps, notre premier réflexe est d’essayer de transmettre beaucoup de choses en très peu de temps, en espérant que l’essentiel sera retenu :

• en présentiel, cela se traduit par de longues journées où les apprenants sont saturés d’informations ;
• en e-learning, cela se traduit par des tunnels de slides ou de vidéos.

Le problème, lorsque notre cerveau est soumis à une trop grande quantité  d’informations, c’est qu’il se retrouve très vite en situation de surcharge cognitive... ce qui va totalement bloquer le processus d’apprentissage. Et plus on veut transmettre d’informations ou de recommandations, moins on laisse aux apprenants le temps de s’entraîner à les appliquer. Or, nous savons aujourd’hui grâce aux sciences cognitives que l’apprentissage se fait moins au moment où l’on reçoit une information qu’au moment où on fait l’effort de la mobiliser par soi-même pour résoudre un problème concret.La seule solution à cette équation est de réduire drastiquement la quantité de contenus à créer. Pour optimiser les temps dédiés à l’apprentissage, c’est donc aux concepteurs des formations -et non aux apprenants- de faire le tri entre l’essentiel et le nice-to-have.  Avant de lancer la production d’un e-learning, il est bon de se poser les questions suivantes :

• sur les objectifs : qu’est-ce que j’attends concrètement de mes apprenants une fois de retour sur le terrain ?
• sur le contenu : pour chaque objectif, quelles informations sont vraiment indispensables à connaître  ?
• sur les contraintes : combien de temps les apprenants ciblés pourront-ils réellement consacrer à ce sujet ?

Levier n°2 =  Suivre une méthode lors de la phase de design pédagogique

Créer un module de formation digitale nécessite deux grandes étapes :

1. La première étape est celle du design pédagogique, dont le but est de répondre le plus clairement possible à la question suivante : "Quels messages veut-on transmettre aux apprenants et comment allons-nous les transmettre ?”.
2. La seconde étape est celle de la production, qui vise à matérialiser ce qui a été designé dans un objet pédagogique digital appropriable par les apprenants.

Alors que la phase de production est généralement structurée par un processus clair, la phase initiale de design pédagogique est souvent désorganisée. En règle générale, les étapes de la réflexion ne sont pas définies de manière claire. Une fois que le besoin a été exprimé, les parties prenantes du projet démarrent par une phase de brainstorming ouvert puis échangent jusqu’à tomber à peu près d’accord sur le séquencement du contenu et sur le(s) type(s) de format(s) qui va (vont) être produits (vidéos, quizz, serious game, etc.). Lors de cette première phase, de nombreuses décisions de nature pédagogique sont prises "à l’intuition” ou sur la base des réalisations passées.

Et quand on ne suit pas un processus clair, on a tendance à démultiplier les outils : e-mails et CR de réunions pour cadrer le projet, dossiers partagés pour rassembler le contenu, documents Word ou Excel pour le séquencer, slides et logiciels de design pour storyboarder… En plus du temps perdu à copier-coller ou à faire de la mise forme, on se retrouve avec des myriades de PJ, des problèmes d’accès, de versioning et autres réjouissances de la collaboration 2.0. On passe ainsi un temps fou à réaliser des tâches qui n’ont rien à voir avec le design pédagogique.

Il serait pourtant possible de simplifier les choses en utilisant un document ou un outil unique partagé entre tous les contributeurs / valideurs du contenu. Mais pour que cela fonctionne, il faut que ce document soit pré-structuré, séquencé en différentes étapes, avec pour chaque étape des indications très précises sur ce qui doit être rempli, amendé, et/ou validé par les uns ou les autres. Autrement dit, l’espace unique que vous choisirez pour le design pédagogique de vos projets e-learning devra contenir un canevas, une méthode compréhensible par tous et réutilisable dans tous les projets de conception e-learning. 

Levier n°3 = Se libérer des enjeux techniques liés à la production des modules

Si vous décidez de produire en interne, il vous faudra choisir des outils adaptés à vos ambitions pédagogiques et à vos compétences. Par exemple, si vous souhaitez faire un module assez basique, vous n’avez peut-être pas besoin d’acquérir un outil-auteur généraliste qui va vous demander un temps d’onboarding important, et dont au final vous n’utiliserez que quelques fonctionnalités. Sachez qu’il existe de plus en plus d’outils intuitifs, qui offrent certes moins de possibilités de création, mais qui en contrepartie vous simplifient la tâche, avec des templates déjà prêts ou des back-office simples d’utilisation. Cela permet aux concepteurs d’arriver plus rapidement à un premier output testable.

Pour vous libérer des contraintes techniques, vous pouvez aussi choisir d’externaliser la production de vos modules e-learning. Attention toutefois à ne pas lancer cette production avant d’être bien au clair sur ce que vous voulez dire dans votre module. Ce que vous voulez dire dans votre module doit être défini lors de la phase de design pédagogique. Si les messages n’ont pas été stabilisés lors de cette première phase, vous allez perdre du temps à cause d’allers-retours incessants avec votre prestataire en charge de la production. Au final, vous perdrez du temps et de l’agilité alors que vous cherchiez justement à en gagner.

Que vous externalisiez ou non la production de vos modules, gardez également à l’esprit qu’il est essentiel de miser sur des outils qui permettent de dupliquer, ré-agencer, mettre à jour facilement vos contenus ; cela vous évitera de repartir de zéro à chaque fois qu’il faudra intégrer une nouvelle information ou adresser un nouveau public.

En résumé, si vous voulez gagner en efficacité dans vos projets de conception learning :

• faites le tri dans vos objectifs de formation pour ne garder que les plus importants
• utilisez une méthode qui cadre la phase de design pédagogique
• libérez-vous des enjeux techniques liés à la production

Son Thierry Ly

Son Thierry Ly est CEO & directeur pédagogique de Didask www.didask.com

"Au cours de mes études, j’ai créé avec Arnaud une association d’égalité des chances qui visait à aider des lycéens issus de milieu populaire à se projeter jusqu’au baccalauréat et dans les études supérieures. Pendant ces années, Arnaud et moi avons beaucoup appris sur la pédagogie et sur les conditions qui favorisent l’apprentissage, notamment grâce au Département d’Etudes Cognitives de l’ENS. Le jour où nous avons voulu créer des contenus digitaux pour les jeunes du programme, nous n’avons trouvé aucun outil qui nous permettait de faire des choses efficaces sur le plan pédagogique. Après notre thèse, nous avons décidé de créer cet outil, et c’est comme ça qu’est née la société Didask en 2015.

Aujourd’hui, Didask est une solution de learning design de "bout-en-bout” qui répond notamment aux trois enjeux présentés dans cet article. Elle permet aux concepteurs pédagogiques de : 

faire le tri entre les objectifs pour ne garder que les plus importants

construire un parcours pertinent grâce à un canevas méthodologique

générer des modules digitaux sans travail technique 

Nous travaillons avec une soixantaine d’entreprises qui ont déployé plus de 1700 modules Didask auprès de leurs apprenants."

Mots-clés: FORMATiON, E-LEARNING, APPRENTISSAGE, COMPETENCES