Quelles difficultés rencontre-t-on tous lors de la production de modules de formation ?

Publié par SARAH GAUTHREAUX & ALEXANRE LECT. 4 avril 2020 Publié dans Formation

SARAH GAUTHREAUX & ALEXANRE LECT

Le secteur de la formation digitale, et plus globalement le secteur EdTech, est en pleine explosion depuis déjà plusieurs années. Les besoins de formation, notamment des différents services ressources humaines et des services formation, sont de plus en plus nombreux et les consommateurs deviennent très exigeants. Face à cette évolution, deux constats ont été réalisés.

Le premier, porte sur la création de formation digitale, qui se révèle complexe et qui peut parfois devenir un réel fardeau pour les départements formation, si elle n’est pas cadrée correctement. Dans les projets sur-mesure, beaucoup de tâches de relances, de reporting ou de mise à jour de planning par exemple peuvent se révéler très chronophages. L’utilisation d’outils, voire de combinaisons d’outils de gestion de projet est une solution, mais qui peut être dangereuse si le choix est mal fait ou les outils mal exploités. Ces outils sont souvent peu appropriés à notre secteur, ou des fonctionnalités manquent.

Le deuxième, concerne les ressources humaines, de plus en plus difficile à trouver au bon moment, avec les bonnes compétences et surtout avec un tarif compétitif. Par ailleurs, les nouvelles technologies, les évolutions sociétales et l’émergence des digitales natives contraignent les acteurs EdTech à relever des défis sociaux et humains de plus en plus importants. Face à cela, il y a une explosion du freelancing, avec une évolution drastique de 145% de freelances en France entre 2008 et 2018. Aujourd’hui, 1 million de freelances sont présents en France, chiffre qui reste en constante évolution. La façon de repenser le travail est en pleine transformation et nombreux sont les travailleurs qui recherchent un nouveau mode de travail.

Nourri par ces constats et par les divers retours clients, edufactory, spécialiste de la formation digitale sur-mesure depuis plus de 10 ans, a lancé à la rentrée 2019, sa marketplace de talents du secteur EdTech : edtake.com.

Avant de voir comment cette solution a pu débloquer les départements formation de LVMH, Essilor ou encore Assystem (REX clients plus bas), il est important de comprendre comment fonctionne la plateforme.

edtake est la première marketplace mondiale de ressources et de projets du secteur de la formation digitale et plus globalement des EdTech. Cette solution (SaaS) à deux vocations :

La première : la solution edtake.com c’est d’abord un logiciel de gestion de projet très abouti, qui se nourrit des 10 ans d’expérience de création de formation digitale sur-mesure d’edufactory.

Les algorithmes gèrent et facilitent automatiquement :

Les échanges entre les équipes et les experts sélectionnés
Les documents, livrables et comptes rendus d’activité
Les plannings
Les contrats et les paiements, etc...

L’outil simule les coûts, estime les ressources nécessaires pour la réalisation de chaque projet, automatise les comptes rendus, standardise les templates de livrables, calcule et anticipe les étapes de production en temps réel (grâce à différentes Gantt sur-mesure et plannings).

La seconde vocation d’edtake, c’est la mise en relation des entreprises avec les freelances et agences les plus qualifiés du secteur EdTech. Sélectionnés à la suite de 5 étapes de tests, edtake à désormais plus de 1000 edtakers en moins de 2 mois, il y a donc une réelle traction du marché : ingénieurs pédagogiques, auteurs, graphistes, monteurs sur outils auteur ou encore formateur présentiel, chez edtake on retrouve tout l’horizon des talents EdTech, avec plus de 70 compétences spécifiques à ce jour.

Retour sur le premier projet de formation digitale réalisé intégralement par des freelances, sur la marketplace edtake avec Assystem !

Sans automatisation ni standardisation des tâches, la gestion de projet de formation sur-mesure peut vite être fastidieuse. Nous souhaitons toujours proposer des modalités de formations innovantes et engageantes (mobile learning, VR, RA…). Néanmoins, il est de plus en plus difficile de trouver les bonnes ressources au bon moment et au bon prix !

Nous allons voir comment la marketplace edtake.com a su répondre à tous ces enjeux.

Comment s’est déroulé le tout premier projet de marketplace EdTech ?

1 Notre mission était de développer un projet e-learning sur la RGPD de 20 minutes pour le département formation d’Assystem. Pour cela, deux missions ont été mises en place et gérées entièrement sur edtake.com avec un chef de projet edtake dédié. La première mission était de l’ingénierie pédagogique afin de créer un synopsis, une structure pédagogique ainsi qu’une proposition de scénario. La deuxième mission concernait la création de deux personnages en 2D, inspirés de la BD Thorgal, comprenant une ingénieure " jeune " et " geek " et un technicien sénior avec le logo Assystem.

Grâce à edtake et aux ressources disponibles sur la plateforme, nous avons réalisés plusieurs tests et analysés les portefeuilles de réalisation des talents afin de sélectionner les freelances qualifiés et pouvant répondre aux deux précédentes missions.

Après la phase de pré-sélection, nous avons choisi une ingénieure pédagogique ; Marie ainsi qu’un graphiste ; Raphael afin de réaliser ce projet.

Un projet edtech réalisé en moins de 72h !

La roadmap du projet :

29 novembre à 9h : recherche et proposition des freelances
29 novembre à 11h30 : validation des profils par Assystem
29 novembre à 13h30 : démarrage des missions freelances
2 décembre à 14h : retour de l’ingénieure pédagogique avec les livrables
2 décembre à 16h : retour du graphiste avec les deux personnages 2D

Nous avons réalisé deux missions sur un total de sept missions proposées dans le cadre de ce projet. Ces deux missions ont donc été réalisées en moins de 72 heures avec des livrables allant au-delà de nos attentes puisque l’ingénieure pédagogique a finalement livré un storyboard complet sur la RGPD.

Comment nous avons aidé un département formation dans leur migration de plateforme ?

2 Essilor a eu un besoin urgent lors de la migration de ses contenus SCORM sur sa nouvelle plateforme d’hébergement. Les contenus ne fonctionnaient pas à cause de leur poids, 600 mo en moyenne, alors que la nouvelle plateforme ne supporte que des modules de 50 mo maximum. Le département formation devait traiter cette demande de conversion depuis quelques mois mais ne trouvait pas les bonnes ressources ni le temps nécessaire pour traiter le problème, ils envisageaient même de racheter 50 nouveaux modules.

Essilor s’est alors tourné vers edtake, qui a accepté le défi.

Dès que la mission POC (proof of concept) a été déposée sur la plateforme, les algorithmes de la marketplace ont identifiés plus de 100 profils potentiels, qui ont ensuite été filtrés par compétences, disponibilités et prix. La mission a été lancée dès acceptation du profil par Essilor et en moins d’une heure, le premier module test a été compressé et renvoyé en package SCORM au client. Nous avons donc décidé de lancer la mission des 49 autres modules restants. 48 heures plus tard, Essilor a été livré de l’intégralité de ses modules, qui ont ensuite été réintégrés sur leur nouvelle plateforme.

Un projet e-learning pour le lancement d’une collaboration.

3 Rimowa, afin de soutenir le lancement d’une campagne de collaboration avec une autre grande marque de luxe, avait un besoin de formation en mobile learning à destination de sa force de vente. Le besoin était urgent étant donné que la campagne de collaboration débutait dans 1 mois. Ils n’avaient que des fiches techniques entre les mains et aucun vendeur du groupe n’avait été formé. edtake a donc lancé plusieurs missions en parallèle pour créer l’intégralité de la formation :

Une mission de chef de projet afin de décharger le client de la charge de travail
Une mission d’ingénierie pédagogique pour transformer les éléments de contenus existants (fiches techniques et photos)
Une mission de graphisme avec un motion designer pour animer le contenu
Une mission de montage sur l’outil auteur mobile learning du client
Une mission de proof-reading en anglais puisque le contenu était à destination de l’intégralité du groupe et donc à l’international

Les algorithmes de la plateforme ont donc fait matcher ces différentes missions les unes avec les autres afin de les accorder en termes de ressources, de planning (puisque les missions dépendent les unes des autres), et de budget global.

En 7 jours calendaire, la formation de 10 minutes a été livrée au client, et installée sur sa plateforme mobile

Aide à la stratégie de formation pour la division vin de Moët Hennessy.

4 La marque Estates & Wines de LVMH cherchait à être accompagnée pour impulser une stratégie de communication disruptive avec 6 formations. L’objectif était de faire connaitre au groupe leurs 6 maisons de vin, moins connues des vendeurs que les célèbres marques de champagnes Moët ou Ruinart. Débutants dans le digital, les responsables formation ont exprimés ce besoin à edtake.

Nous avons donc proposé de créer un workshop collaboratif entre 3 ingénieurs pédagogiques séniors, en les sélectionnant par connaissance du secteur luxe, localisation parisienne, et ayant une forte compétence mobile. Les edtakers (freelances) sélectionnés ont participé à 1 journée de travail collectif sur site, et livré 1 stratégie commune ainsi que 3 stratégies individuelles en bonus.

L’impact sur la création de contenu

Les premiers retours clients sont unanimes : edtake réinvente intégralement la façon de concevoir des contenus de formation. Gain de temps et de productivité immédiat, accès à toutes les technologies et les talents EdTech, le tout en faisant de drastique économies.

L’engagement et les livrables des freelances dépassent considérablement les attentes des clients. Cela illustre bien ce qu’on peut lire dans les rapports publiés sur l’implication et la qualité de travail des freelances. Les chiffres en disent également long, puisqu’en France, on recense actuellement près de 930 000 freelances, soit un taux de progression de 145 % en 10 ans.